Buchhaltung und Administration sind ein notwendiges Übel, aber keine Raketenwissenschaft. Mehr als einen Grundkurs in Buchführung, kompetente Anleitung, passende Software, viel Zeit und noch mehr Sorgfalt braucht es nicht, um die Buchhaltung eines Start-ups, einer Einzelfirma oder auch eines kleinen KMU selber zu erledigen – und so einiges an Geld zu sparen. Wenn Sie in dieser Situation sind, sollten Sie allerdings nicht nur ans Geld denken, sondern sich fragen: «Habe ich eigentlich nichts Besseres zu tun?»
Sie haben wahrscheinlich Ihr Unternehmen nicht gegründet, um Ihre Buchhaltung zu erledigen. Sondern weil Sie eine Geschäftsidee haben, von der Sie überzeugt sind und für die Sie sich voll einsetzen wollen. Dass zu Ihren unternehmerischen Pflichten auch eine ordentliche Buchführung gehört, wussten Sie schon bei der Firmengründung und fanden sich mit dem notwendigen Übel ab.
Kleinunternehmen und – vor allem! – Einzelfirmen leben von der Produktivität ihrer Gründer oder Inhaber. Und die unterschätzen meist, wie viel von ihrer Zeit sie für Kundenakquisition, Besprechungen, Kalkulation und Offerten, IT-Infrastruktur, Buchhaltung, Korrespondenz, Administration, Buchhaltung und ähnliche Tätigkeiten aufwenden werden – für Tätigkeiten also, die man nicht produktiv nennt: Aufgaben, die Aufwand verursachen, aber keinen Ertrag bringen. Gerade kleine und/oder junge Unternehmen, bei denen jeder Franken zählt, entscheiden sich verständlicherweise oft dafür, den Aufwand in Form von Zeit selber zu erbringen und so die Kosten für eine externe Lösung zu sparen.
Die Frage ist mitnichten rhetorisch: Jede Stunde, die Sie mit nicht produktiven Tätigkeiten verbringen, fehlt Ihnen für Arbeiten, die Sie verrechnen können. (Natürlich können Sie das Unproduktive am Abend oder am Wochenende erledigen. Doch auch diese Form von unternehmerischer Selbstausbeutung hat ihren Preis: falsche Entscheidungen verursacht durch Übermüdung, Entfremdung von der Familie und so weiter. Aber das ist ein anderes Thema.)
Wenn Sie Ihre Zeit lieber produktiv nutzen, kommen Sie nicht darum herum, Prioritäten zu setzen und sich zu fragen: Welche Aufgaben muss ich selber lösen und welche kann ich delegieren – und zu welchem Preis? Die Akquisition von neuen Kunden und das Bearbeiten von Anfragen samt Kalkulation und Offertstellung sind nicht delegierbar, weil sie zu Ihrem Kerngeschäft gehören. Buchhaltung und Administration hingegen sind Arbeiten, die ein externer Spezialisten mindestens so gut erledigt wie Sie selbst.
Es handelt sich also um einen simplen Tauschhandel: Sie geben Geld und bekommen dafür Zeit – Zeit, die Sie ertragswirksam in Ihr eigenes Unternehmen investieren können. Ob sich der Tauschhandel für Sie lohnt, können Sie einfach berechnen: Ziehen Sie den Preis, den Sie für Ihre Zeit bezahlt haben, vom Erlös ab, den Sie in dieser Zeit erzielt haben. Ist der Ertrag höher als die Kosten, haben Sie am richtigen Ort investiert. Übersteigen die Kosten den Ertrag, sollten Sie entweder eine kosteneffizientere Lösung suchen – oder Ihr Geschäftsmodell überdenken.
Einen Aspekt sollten Sie bei dieser Milchmädchenrechnung nicht ausser Acht lassen: Für Ihr Geld erwerben Sie einerseits Zeit, die Sie gewinnbringend nutzen können. Andererseits schlafen Sie besser, denn als Zugabe erhalten Sie die beruhigende Gewissheit, dass sich ab sofort kompetente Hände um Ihre Buchhaltung kümmern und Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen, ob Sie auch wirklich alles richtig verbucht, fehlerfrei addiert und korrekt saldiert haben.
Einnahmen und Ausgaben korrekt zu verbuchen, ist das eine – und eine Aufgabe, die durchaus im Rahmen Ihrer Möglichkeiten liegt (sofern Sie mit Ihrer Zeit nichts Besseres anzufangen wissen).
Etwas anderes ist es, auf der Grundlage Ihrer Buchhaltung Ihr Geschäftsjahr finanziell abzuschliessen, Aufwand und Ertrag sowie Eigen- und Fremdmittel zu bilanzieren: Der Jahresabschluss hat unmittelbare Auswirkungen auf Ihre Steuerrechnung und auf Ihre Kreditwürdigkeit – und gehört deshalb in professionelle Hände wie unsere. (Es sei denn, Sie wollen nicht nur viel Zeit aufwenden, sondern auch noch mehr Steuern bezahlen als nötig.)
